Vamos esclarecer duas coisas antes de começar: primeiramente, a responsabilidade de manter as pessoas engajadas no que está sendo apresentado e principalmente, mantê-las acordadas, é sua meu caro apresentador. Segundo, ferramentas são meramente ferramentas. Se são boas ou ruins, é o seu uso que vai dizer, mas acho que podemos concordar que nenhuma ferramenta é boa quando seu uso não é o correto.

Partindo dessas premissas, entendemos por Morte por Powerpoint todo o processo de sentar frente à um conteúdo que será apresentado e penosamente tentar (e falhar miseravelmente!) manter nossas pálpebras abertas, nossa atenção focada e nossa mente em nossos corpos perante o não-tão-interessante conteúdo sendo abordado. Qual o problema com esse cenário e por que Morte por Powerpoint é tão comum em todos os ramos do mercado?

Como todo bom problema, para resolvê-lo, precisamos quebrá-lo em pedaços menores:

1. Apresentação – qual a sua estratégia?: vários aspectos importantes de uma boa comunicação estão relacionados à como o conteúdo foi configurado antes de ser transmitido. Muitas pessoas gostam mais de ler, outras de ouvir, outras de assistir…então como configurar seu conteúdo a atingir todos de uma só vez? Mesclar diferentes métodos pode ser uma boa alternativa. Se vai apresentar um treinamento de 4, 6 ou 8 horas onde a atenção dos participantes será exigida por longos períodos de tempo, misture elementos áudio-visuais em seu material de modo a garantir picos de atenção de todos os gostos. No entanto, se trata-se de uma apresentação curta (15 a 30 minutos), evite PowerPoint e trabalhe com arquivos práticos como papel, quadro branco ou planilhas. PowerPoint passa uma mensagem automática que vamos “sentar e assistir” enquanto outras ferramentas são vistas pelo cérebro de forma diferente e deixam sub-entendido que participação pode ser demandada. Em situações intermediárias como reuniões de uma a duas horas, procure também mesclar o conteúdo com ferramentas práticas e PowerPoint quando necessário.
2. Participação – como manter o foco e a atenção?: nos tempos da escola, o que acontecia quando o professor ou a professora fazia uma pergunta para um aluno específico? A sala inteira erguia os olhos e ficava atenta. Essa é uma prática muito comum por apresentadores e palestrantes, quando o tema é cansativo e precisamos da atenção de todos. Nossos cérebros carregam esse modelo desde os tempos da escola e ainda hoje, quando em sala de aula, se o instrutor ou instrutora faz uma pergunta ou de alguma forma interage com a sala, todos focam instantaneamente com receio de ser o próximo e correr o risco de passar vergonha em público. Além disso, introduzir exercícios e simulações em treinamentos ou apresentações muito longas é uma excelente prática para ajudar na absorção do conhecimento, já que aprendemos melhor quando estamos com a mão na massa, além de renovar a atenção dos participantes e revitalizar a sala. Em apresentações curtas, de até 30 minutos, uma boa saída são as Stand-up Meetings, onde todos se reúnem em pé ao redor do conteúdo, tópicos são abordados no formato de checklist e o assunto corre rápido e direto.
3. Motivação – conquiste seus participantes: o que está sendo apresentado é relevante à todos? Quem nunca recebeu aquela convocação para uma reunião sem assunto ou uma explicação na mensagem? Esta é uma bela forma de já desmotivar seus participantes antes mesmo de começar a reunião. Coloque seu assunto em ordem, convoque somente àqueles que são relevantes ao assunto a deixe em aberto para que encaminhem aquela reunião caso souberem de mais pessoas que poderiam dar corpo a discussão. Reuniões sem foco e com um exagerado número de participantes passam a impressão de quem não sabemos muito bem o que estamos fazendo e o jeito é atirar para todos os lados. Além disso, respeite o tempo! Todos estamos ocupados nos dias de hoje. Mesmo que o assunto não tenha sido discutido em sua totalidade, respeite a pontualidade e faltando 5 minutos para o término do tempo estipulado, diga em voz alta que só restam 5 minutos e que como um time precisamos definir como continuar para evitar atrasos. Pode ser através de uma próxima reunião, via e-mail ou até mesmo utilizando um checklist ou action-plan eletrônico. Ao final, documente! Envie a ata do que foi discutido. Isso passa um senso de seriedade e de que aquele assunto terá uma continuidade.

• 

Evitar a Morte por PowerPoint não é um bicho de sete cabeças, mas é extremamente fácil de causar. Na dúvida, seja criativo(a), não tenha medo de inovar e ouça seu instinto. Parece cliché, mas ainda funciona.

Boa sorte e divirta-se em sua próxima reunião!

Rafa Vulcani