Sabe aquele convite de reunião, que já começa com mistério? Alguém manda, você aceita (às vezes sem pensar muito), mas na hora H… ninguém sabe ao certo por que está ali. É como um filme sem roteiro: pode até ter um final, mas o caminho até lá é uma bagunça.

Reuniões sem pauta são um problema real no ambiente corporativo. Elas desperdiçam tempo, confundem os participantes e muitas vezes acabam sem conclusões claras. Mas calma, tem solução! Vamos abordar o porquê desse hábito ser tão nocivo e, claro, como evitá-lo de forma prática e eficiente.

O perigo já começa na Na perda de tempo. Sem um objetivo claro, o tempo é consumido em discussões dispersas e improdutivas. Segundo um estudo da Atlassian, 31 horas são perdidas, em média, por profissional, em reuniões mal planejadas a cada mês (Pensando bem, tem semana que pode pasar disso). Precicamos reforçar que a falta de engajamento vem pois claramente os participantes não sabem por que estão na reunião, ficam perdidos e distraídos (quem nunca viu alguém checando e-mails ou o WhatsApp no meio do papo?, se a reunião é online então…

E claro, Resultados inexistentes. Por fim, não se chega a lugar algum, sem direcional, é difícil alcançar conclusões ou próximos passos claros, o que faz com que o objetivo real da reunião se perca completamente (se é que tinha um objetivo).

Pare de mandar convites vazios, simples assim.

Um convite bem estruturado é o primeiro passo para uma reunião produtiva. Veja essas dicas para criar um invite digno de aplausos:

Título e obejetivo claro: Não basta escrever “Reunião Equipe X”. Use títulos como “Planejamento de lançamento do produto Y” ou “Alinhamento de estratégias do Q1”. Deixe claro sobre o que se trata.

Descrição no corpo do e-mail: Explique brevemente o propósito da reunião. Por exemplo:

• Objetivo: Alinhar as metas da equipe para o próximo trimestre.
• Saída Esperada: Definição das três prioridades principais e próximos passos para cada uma.

Papéis e expectativas: Informe o que espera de cada participante. Por exemplo:

• João: Trazer os dados de vendas do último trimestre.
• Ana: Apresentar as propostas para o novo cliente.
• Equipe: Discutir ajustes no cronograma do projeto.

Agenda com prazos: Divida o tempo da reunião em tópicos e aloque minutos para cada ponto. Exemplo:

• Abertura e Contexto (5 min)
• Apresentação de Dados (10 min)
• Discussão e Alinhamento (20 min)
• Encerramento e Próximos Passos (5 min)

No fim, o que todo mundo ganha:

Maior engajamento, já que todos chegam sabendo o que se espera deles e, o que devem trazer de dados para a mesma. Melhor gestão do tempo, pois o momento é usado de forma eficiente, sem discussões desnecessárias. E o mais importante, resultados claros com saídas e próximos passos definidos e documentados.

Reuniões são ferramentas poderosas para o alinhamento e a tomada de decisões, mas somente se bem planejadas. Da próxima vez que pensar em enviar um convite vazio (ou invite, como alguns gostam), lembre-se: ninguém quer participar de um filme sem roteiro. Defina o objetivo, alinhe as expectativas e dê aos seus colegas uma reunião que realmente valha a pena. Afinal, o tempo é precioso demais para ser desperdiçado! 😉