No episódio 95 do MC1, debatemos um tema que afeta a todos, em qualquer área da vida: a priorização. Viver em um mundo cada vez mais acelerado, repleto de demandas profissionais, pessoais e sociais, torna a habilidade de priorizar algo essencial para evitar a sobrecarga e alcançar resultados consistentes.

Priorizar não é simplesmente escolher o que fazer primeiro; é decidir o que é realmente importante para atingir seus objetivos de forma eficaz e sustentável. Isso significa olhar para tudo o que você tem para fazer e definir o que merece sua atenção imediata e o que pode esperar.

Uma das ferramentas mais eficazes para isso é a Matriz de Eisenhower. Ela ajuda a dividir suas tarefas em quatro categorias: urgente e importante (faça agora), importante mas não urgente (planeje), urgente mas não importante (delegue) e nem urgente nem importante (delete ou adie). Essa matriz é excelente porque nos faz refletir sobre as armadilhas da urgência aparente que consomem nosso tempo e roubam energia de tarefas realmente estratégicas.

Imagine um gerente de projetos que tem relatórios para entregar, reuniões para conduzir, equipe para motivar e prazos para cumprir. Ao aplicar a Matriz de Eisenhower, ele percebe que o relatório é urgente e importante — precisa ser feito hoje mesmo. Já a análise de novos projetos, apesar de importante, pode ser agendada para depois. A gestão da equipe pode ser delegada em partes para outros líderes de equipe, e algumas reuniões pouco relevantes podem ser adiadas ou até canceladas. Isso permite que ele direcione seu foco para o que realmente agrega valor à organização.

Outra técnica poderosa é o Princípio de Pareto (80/20). Ele nos ensina que 80% dos resultados vêm de apenas 20% das ações. Aplicando isso no dia a dia, podemos identificar quais tarefas são responsáveis pela maior parte das entregas relevantes e concentrar nossos esforços nelas. Isso evita a armadilha da ocupação constante sem resultado — o famoso “estar ocupado” sem ser produtivo.

Considere alguém que quer melhorar a relação com a família e ter mais tempo de qualidade em casa. Ao analisar suas atividades, percebe que apenas algumas ações — como refeições em família e conversas no final do dia — trazem a maior parte da conexão emocional. Ele então decide priorizar essas ações e delegar ou adiar tarefas de menor impacto, como pequenas manutenções na casa ou atividades que poderiam ser feitas em outro momento. Isso melhora a qualidade de vida e fortalece os vínculos familiares.

Porém priorizar vai além de ferramentas e metodologias. Envolve também ter clareza sobre seus objetivos e valores, além de saber alinhar o que é importante para você com o que o seu ambiente de trabalho ou a sua família espera de você. Por isso, dedique tempo para revisar suas metas de curto, médio e longo prazo e ajustá-las à medida que novas demandas surgem. Revisar as prioridades regularmente é uma forma de garantir que você não esteja apenas sendo produtivo, mas também estratégico.

Segundo o relatório do Project Management Institute (PMI), empresas que aplicam boas práticas de gestão de projetos têm até 92% mais sucesso no alcance de seus objetivos estratégicos. Isso se aplica também à gestão pessoal. Quando você adota métodos consistentes para priorizar suas ações, reduz o retrabalho, aumenta a produtividade e, de quebra, ganha tempo para investir no que realmente importa.

Não se esqueceça da saúde mental. A busca incessante por resultados, sem pausa para analisar o que é prioridade e o que não é, pode levar ao estresse e à exaustão. Por isso, priorize também momentos de descanso, lazer e autocuidado. Uma mente descansada toma melhores decisões e é capaz de lidar com os desafios com mais clareza e equilíbrio.

Para priorizar é necessário usar boas ferramentas, alinhar as ações com seus objetivos e ter coragem para dizer não. Experimente aplicar a Matriz de Eisenhower e o Princípio de Pareto na sua rotina. Revise seu planejamento semanalmente, ajuste sempre que preciso e mantenha o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. Afinal, no fim das contas, priorizar não é só uma questão de produtividade, mas de viver de forma mais plena e realizada.